Notebooks orten: wann es hilft und welche Regeln gelten sollten

Ein Notebook ist verschwunden, oder ein Gerät meldet sich plötzlich aus einem anderen Land. In solchen Fällen hilft es zu wissen, wo das Gerät zuletzt war. Gleichzeitig ist die Ortung von Arbeitsgeräten ein sensibles Thema, denn hinter jedem Gerät steht ein Mensch.

Wie die Ortung in PRAEMON arbeitet

PRAEMON leitet den ungefähren Ort aus der öffentlichen IP-Adresse ab, mit Datum, etwa „seit Montag in München“. Das geschieht mit einer Geo-Datenbank im Portal, ohne Dienste Dritter. Es gibt kein GPS und keine Bewegungsprofile auf die Straße genau.

Abschaltbar, befristet, nachvollziehbar

• Die Ortung lässt sich für einen ganzen Kunden oder für einzelne Geräte abschalten.
• Orte werden nach einer wählbaren Frist gelöscht, zwischen 30 und 365 Tagen, Vorgabe 90 Tage.
• Sehen darf die Orte nur, wer das Recht dazu hat.
• Ein Protokoll hält fest, wer die Ortung wann geändert hat.
• In der Kundendokumentation erscheinen Arbeitsgeräte ohne Ort, IP-Adresse und Benutzername.

Vor dem Einschalten klären

Die DSGVO verlangt einen klaren Zweck, so wenige Daten wie nötig und eine begrenzte Speicherdauer. Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei technischen Einrichtungen mitzubestimmen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Sprechen Sie deshalb vor dem Einschalten mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten und halten Sie Zweck und Frist schriftlich fest.

PRAEMON ist keine Mitarbeiterüberwachung: Es liest technische Zustände des Geräts wie Programme, Prozesse, Konten und Ports. Bildschirm, Tastatur, Dokumente und Mails liest es nicht.

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.